Direktionens protokoll 9 december 2022

Närvarande

Direktionens ledamöter och ersättare som var närvarande på mötet

Direktionens ledamöter
Åke Nylén (S), ordförande
Åsa Ulander (S), vice ordförande
Pirjo Jonsson (S)
Anders Mjärdsjö (M)
Marie Sjöbom Olsson (S)
Martin Liljeros (L)
Peter Sjöbom (-)

Direktionens ersättare
Annika Söderberg (S), tjänstgörande
Rebecca Lampinen (S), tjänstgörande
Anna Edin (C)
Stefan Broman (S), tjänstgörande
Mirjam Monsell (KD)
Hicham Elkahtib (V)

Mirjam Monsell (KD)

Övriga deltagare
Per Silverliden, förbundschef
Ellinor Fransson, räddningschef
Tora Åström, avdelningschef Förebyggande
Sarah Faxby Bjerner, HR-chef och avdelningschef Verksamhetsstöd
Annelie Sjöberg, ekonomichef
Helen Olofsson, kommunikatör

Inbjudna
Anders Zetterqvist, projektledare
Sven Åkerlund, Vision
Per Sjöbom, Kommunal
Lars Rydstedt, Akademikeralliansen

Justering och sekreterare
Att jämte ordförande Åke Nylén justeras protokollet av Pirjo Jonssn. Sekreterare är Per Silverliden.

56 § Sammanträdets öppnande, dagordningens fastställande och val av justeringsperson

Ordföranden öppnade mötet.

Dagordningen fastställdes.

Till justeringsperson valdes Pirjo Jonsson.

57 § Föregående protokoll

Det fanns inga synpunkter på föregående protokoll. Protokollet lades till handlingarna.

58 § Beslut om mål- och resursplan inklusive budget för 2023

Direktionen beslutar

att godkänna mål- och resursplan inklusive budget för 2023.

Bakgrund

Medelpads Räddningstjänstförbund (MRF) ska ha en årlig mål- och resursplan (MRP). Detta framgår av ägaruppdraget. Budget för 2023 och ekonomisk plan för ytterligare tre år framöver är delar av MRP.

Ärendet

Det är MRP inklusive budget för 2023 som ska godkännas.

Ärendets tidigare handläggning

MRP 2022 godkändes av direktionen den 10 december 2021.

Förvaltningens övervägande

Förvaltningen har tagit fram ett förslag till MRP 2023 inklusive budget. Bedömningar har gjorts avseende vilka verksamheter som bör prioriteras och hur de ekonomiska medlen ska fördelas.

Förbundet fortsätter genom denna MRP utvecklingen mot en ny styrmodell genom att resultatmål införs som är uppföljningsbara genom indikatorer. Aktivitetsmål kopplade till resultatmålen kommer att framgå av verksamhetsplaner vilka är kopplade till respektive resultatmål. När MRF upprättar sina delårsrapporter och årsredovisning kommer både måluppfyllelsen avseende resultat- och aktivitetsmålen att bli föremål för den samlade bedömningen.

Ett av resultatmålen är En god ekonomisk hushållning. Till det målet finns både rent finansiella och verksamhetsmässiga indikatorer.

MRP och handlingsprogrammet, som styrs av enligt lagen (2003:778) om skydd mot olyckor, kompletterar varandra och är uppbyggda på likartat sätt när det gäller målstruktur.
Genom ovan nämnda strukturer kommer målen vara bättre uppföljningsbara på mer objektiva grunder. Arbetet är också ett steg på vägen mot att bättre kunna sätt kostnader på olika prioriteringar i verksamheten.

Det ekonomiska läget beskrivs i MRP:n. Situationen innebär stora utmaningar och ytterligare åtgärder för att minska kostnaderna behövs. Det bedöms inte vara realistiskt att uppnå ett positivt resultat på minst 2 % av medlemsbidraget sett i ett treårsperspektiv. Trots att förbundet har fått extra ökningar på sin medelsram bedöms inte heller ett nollresultat kunna uppnås. Detta på grund av den höga inflationen som innebär stora ökningar avseende verksamhetskostnader. Det pågår ett arbete hos ägarkommunerna för att bättre bedöma och hantera förbundets ekonomiska situation kopplat till verksamhetens bedrivande. Skulle de likvida medlen vid något tillfälle inte räcka till har förbundet blivit lovat förskott på medel från ramen. Ägarkommunerna har uppgivit sig stå bakom förbundet ekonomiskt om något oförutsett skulle inträffa. Förvaltningens förslag är att budgeten bör utvisa realistiska förhållanden för förbundet och då är bedömningen att årets resultat hamnar på minus cirka 2,8 miljoner kronor.

Förslag till uppföljning

MRP 2023 följs upp i delårsrapport 1 2023 och 2 2023 samt årsredovisning 2023.

Arbetsutskottet

Arbetsutskottet har ställt sig bakom förvaltningens förslag till MRP inklusive budget. Peter Sjöbom reserverade sig mot beslutet i den delen som avser förhållandet att budgeten föreslås styra mot ett minusresultat. Han anser att en minusbudget står i strid med ägardirektiv och budgetmål för förbundet.

Reservationer mot beslutet

Ledamöterna Peter Sjöbom och Martin Liljeros reserverade sig mot beslutet i direktionen med samma motivering som Sjöbom angav i arbetsutskottet.

Protokollsanteckning

I samband med beslutet i direktionen antogs följande protokollsanteckning.

Direktionen ska i dialog med ägarkommunerna säkerställa att en budget i balans i enligt ägardirektivet uppnås inför 2024. Ägarkommunerna har beslutat att se över ägaruppdraget för att ge Medelpads räddningstjänstförbund förutsättningar att fortsätta kunna bedriva sin verksamhet. Tills dess har ägarkommunerna muntligt tydliggjort sin vilja att räddningstjänstförbundet ska visa på verkliga förhållanden.

59 § Beslut om firmatecknare för 2023

Direktionen beslutaratt för år 2023 utse Per Silverliden, Mats Bergmark, Sarah Faxby Bjerner, Ellinor Fransson, Sven-Olov Hansson, Annelie Sjöberg och Tora Åström att två i förening, teckna Medelpads Räddningstjänstförbunds firma.

Bakgrund

Medelpads Räddningstjänstförbund (MRF) är som kommunalförbund en egen juridisk person som själv behöver hantera frågan om att teckna firman.

Direktionen beslutar om vem som ska vara firmatecknare för MRF med organisationsnummer 222000-0422.

Beslutet bör ses över för varje kalenderår och ett nytt fattas även om inga förändringar är aktuella.

Ärendet

Det är fråga om ett beslut om firmatecknare som avser år 2023.

Ärendets tidigare handläggning

Direktionen har senast den 10 december 2021 beslutat om vem som ska vara firmatecknare för MRF. Det beslutet gäller för 2022.

Förvaltningens övervägande

Ny chef för avdelningen för verksamhetsstöd är Sarah Faxby Bjerner. Hennes namn bör föras in på listan över firmatecknare och Christina Nordlander bör utgå eftersom hon har övergått till annan arbetsgivare. Eftersom Annelie Sjöberg numera är ekonomichef bör hennes namn också föras in på listan. Övriga namn medtagna i 2022 års beslut bör kvarstå pförnyas. Detta innebär att frågan om beslut om firmatecknare tas upp på nytt av direktionen i december 2023.

Arbetsutskottet

Arbetsutskottet har ställt sig bakom förvaltningens förslag.

60 § Beslut om attestförteckning för 2023

Direktionen beslutar

att fastställa attestförteckning för år 2023.

Bakgrund

Direktionen beslutar om attestförteckning för Medelpads Räddningstjänstförbund (MRF) med organisationsnummer 222000-0422. Attestförteckningen är en bilaga till delegationsordningen.

Beslutet bör ses över för varje kalenderår och ett nytt fattas även om inga förändringar är aktuella. Då personalförändringar har genomförts under första delen av 2022 togs attestförteckningen upp för ett extra beslut i direktionen den 3 juni 2022.

Ärendet

Det är fråga om ett beslut som avser år 2023.

Ärendets tidigare handläggning

Direktionen har senast den 3 juni 2022 beslutat om revidering av attestförteckningen. Kretsen av attestanter justerades då avdelningschefen för verksamhetsstöd, Christina Nordlander, hade avslutat sin anställning och Sarah Faxby Bjerner ersatt henne. Thomas Hansson hade tillträtt som enhetschef vid räddningsavdelningen.

Förvaltningens övervägande

Den enda förändringen sedan 3 juni 2022 är att Anton Hörnqvist har tillträtt som biträdande avdelningschef vid förebyggande avdelningen och funktionen på honom har uppdaterats. Anton fortsätter samtidigt som enhetschef. I övrigt föreslås inga förändringar för 2023.

Förslag till uppföljning

Även om inga förändringar behöver genomföras om ett år när det gäller attestförteckningen, bör ändå beslutet enligt vedertagen praxis förnyas. Detta innebär att frågan om beslut om attestförteckning tas upp på nytt av direktionen i december 2023.

Arbetsutskottet

Arbetsutskottet har ställt sig bakom förvaltningens förslag.

61 § Beslut om informationshanteringsplan för 2023

Direktionen beslutar

att fastställa informationshanteringsplan för år 2023.

Bakgrund

Direktionen beslutar om informationshanteringsplan för Medelpads Räddningstjänstförbund (MRF) med organisationsnummer 222000-0422.

Varje kommunal förvaltning ska, enligt § 7 arkivlagen (1990:782) ha en dokumentplan, vilken i Sundsvalls kommunkoncern benämns informationshanteringsplan.

Syftet är att säkerställa en effektiv informationsförsörjning och ett långsiktigt bevarande av information. Det ska vara enkelt att använda, arkivera, återsöka och återanvända information oavsett hur informationen lagras. MRF följer Sundsvalls kommuns strategi med mål och visioner för e-arkiv.

All information är kopplad till processer, och dessa ska utgå från klassificeringsstruktur för kommunala verksamheter, är framtagen av samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor i enlighet med regler och råd utfärdade av Riksarkivet samt Sveriges kommuner och regioner. Respektive organisation lägger till de processer som är specifika för denna.

Ärendet

Informationshanteringsplan för år 2023 ska fastställas.
Följande tillägg av punktnotation och förtydliganden har gjorts avseende informationshanteringsplanen för 2022:

Tillägg av beskrivningar

Befintliga punktnotationer

  • 2.1.1.1 Under rubriken hantera informationssäkerhet. Säkerhetsskyddsavtal, Sekretessavtal, Sekretesserinran.
  • 2.3.0 Under rubriken HR/personal, ledning. Policy. Avtal.
  • 2.3.2.1 Under rubriken rekrytering. Sekretessbevis, se anm. Förvaring akt/pärm säkerhetsskyddschefen.
  • 3.2.3.8 Under hantera psykologiskt och socialt krisstöd, Kamratstöd

Nya punktnotationer

  • 2.1.1.25 Säkerhetsprövning.
  • 2.3.6.1 Genomföra personalsociala åtgärder. Friskvårdsavtal.

Under Kris och säkerhet

  • 2.8 Kris och säkerhet
  • 2.8.0 Ledning
  • 2.8.1 Intern krisledning
  • 2.8.1.0 Leda-styra-organisera
  • 2.8.1.1 Utöva intern krisledning
  • 2.8.1.25 Hantera övriga frågor.

Under kris och säkerhetsarbete

  • 2.8.2 Kris och säkerhetsarbete
  • 2.8.2.0 Leda-styra-organisera
  • 2.8.2.1 Bedriva systematiskt riskhanteringsarbete
  • 2.8.2.2 Bedriva systematiskt brandskyddsarbete
  • 2.8.2.3 Hantera skalskydd
  • 2.8.2.4 Hantera brandskydd
  • 2.8.2.25 Hantera övriga frågor.

Under samhällsskydd och beredskap

  • 3.2.2.0 Krisledningsplanering
  • 3.2.2.1 Hantera risk- och sårbarhetsanalyser
  • 3.2.2.4 Svara för myndighetsrapportering
  • 3.2.2.5 Informera allmänheten
  • 3.2.2.6 Hantera förhöjd beredskap, Civilförsvarsfrågor
  • 3.2.2.7 Hantera ärenden enligt lag om totalförsvar
  • 3.2.2.8 Hantera frågor om övervakning
  • 3.2.2.25 Hantera övriga frågor

Under räddningstjänst

  • 3.2.3.3 Hantera sotning, Medgivande om att få sota själv på egen anläggning.

Ändringar

  • 2.3.3.0 Hantera schemaläggning, kodlistor i Daedalos, flyttas till befintlig punktnotation 2.3.3.2
  • 3.2.3.9 Befintligt nr finns ej att använda som klassificeringskod. Byts ut till 3.2.3.25 det gäller Hantera övriga frågor. Remisser (plan och bygglagen, ordningslagen, alkohollagen, miljöbalken), Sakkunnigutlåtanden.
  • 3.2.3.10 Befintligt nr finns ej att använda som klassificeringskod. Byts ut till 3.2.3.25 Hantera tillståndsgivning. Tillstånd brandfarliga och explosiva varor.
  • 3.2.3.11 Befintligt nr finns ej att använda som klassificeringskod. Byts ut till 3.2.3.3 Hantera medgivande för egensotning och annan utförare.
  • 1.1.4.4 Finns dubbelt, fyller på info från den ena och tar bort dubbletten.

Ärendets tidigare handläggning

Informationshanteringsplan för 2022 fastställdes den 10 december 2021.

Förvaltningens övervägande

Som ett led i att säkerställa en effektiv informationsförsörjning är förslaget att fastställa den nu presenterade versionen av informationshanteringsplanen att gälla för 2023.

Förslag till uppföljning

Även om inga förändringar behöver genomföras inför år 2024 när det gäller informationshanteringsplanen, bör ändå beslutet förnyas. Detta innebär att frågan om beslut om informationshanteringsplan tas upp på nytt av direktionen i december 2023.
Mindre omfattande förändringar kan beslutas av förvaltningen men framtida ändringar i informationshanteringsplanen som medför ökad gallring ska beslutas av direktionen. Samråd genomförs kontinuerligt med Sundsvalls kommunarkiv.

Arbetsutskottet

Arbetsutskottet har ställt sig bakom förvaltningens förslag.

62 § Beslut om synpunkter på revisionens slutsatser i granskningsrapport gällande delårsrapport 2 2022

Direktionen beslutar

att godkänna synpunkter på revisionens slutsatser i granskningsrapport gällande delårsrapport 2 2022.

Bakgrund

Revisionen har i granskningsrapport, daterad den 3 oktober 2022, granskat MRF:s delårsrapport 2 2022. I rapporten har revisionen kommit fram till ett antal slutsatser.

Ärendet

Revisionen önskar senast den 11 januari 2023 direktionens synpunkter på slutsatserna i granskningsrapport avseende MRF:s delårsrapport 2 2021.

Ärendets tidigare handläggning

Revisionen önskar regelbundet få in synpunkter från direktionen på sina slutsatser i granskningsrapporterna. Merparten av gångerna under de senaste åren har detta genomförts via muntliga dialoger vid sammanträden. Vid vissa tillfällen inkommer en skriftlig begäran om svar som i detta ärende.

Förvaltningens övervägande

Förvaltningen har tagit fram ett förslag på synpunkter.

Förslag till uppföljning

Dialog angående revisionens slutsatser i granskningsrapporten bör fortsätta föras vid direktionssammanträdet som behandlar årsredovisning för 2022.

Arbetsutskottet

Arbetsutskottet har ställt sig bakom förvaltningens förslag.

63 § Beslut om sammanträdesplan för 2023

Direktionen beslutar

att godkänna sammanträdesplan för 2023.

Bakgrund

Direktionen beslutar om sin egen sammanträdesplan, se 14 § Reglemente för direktionen vid Medelpads Räddningstjänstförbund (senast fastställt 2015-01-01).

Ärendet

Ärendet avser sammanträdesplan för 2023.

Ärendets tidigare handläggning

Direktionen har den 1 oktober 2021 godkänt sammanträdesplan för 2022. Sammanträdesplanen reviderades den 18 februari 2022 genom att extrainsatt arbetsutskott och direktionssammanträde tillfördes planen. Det extra direktionssammanträdet genomfördes den 8 april. Beslut har fattats att på grund av pandemin genomföra arbetsutskott och direktionssammanträden digitalt i början av året.

Förvaltningens övervägande

Förslaget är att sammanträdesplan 2023 är upplagt på samma sätt som de senaste årens grundplanering när det gäller tidpunkt, längd och genomförandeort avseende sammanträdena. Skälet är att upplägget fungerar bra kopplat till bland annat olika styrdokument som ska beslutas. Fredagar föreslås även fortsättningsvis vara sammanträdesdag, eftersom omdömet avseende genomförande på denna veckodag generellt upplevs som positivt. De två första direktionssammanträdena har förlängts till hel dag för att genomföra utbildning för den nya direktionen. Sammanträdena i arbetsutskottet bör i första hand genomföras digitalt.

Förslag till uppföljning

Uppföljning av detta beslut görs löpande om behov skulle uppkomma av revidering av sammanträdesplanen.

Arbetsutskottet

Arbetsutskottet har ställt sig bakom förvaltningens förslag.

64 § Information om arbetsmiljöfrågor

Förvaltningen informerade om aktuella arbetsmiljöfrågor. Bland annat informerades om status vad gäller arbete enligt arbetsmiljöplanen. Det informerades också om höstens arbete med värdegrundsfrågor kopplat till modellen Vår Viktiga Vardag (VVV) samt personalenkäten för organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA).

65 § Information om arbetsutskottets förslag till beslut om taxor och avgifter för 2023

Beslut i arbetsutskottet

Ordföranden informerade om arbetsutskottets beslut den 4 november 2022 om att föreslå respektive ägarkommun att besluta om taxor och avgifter för Medelpads Räddningstjänstförbund för 2023.

Bakgrund

Efter anvisningar från Sveriges Kommuner och Regioner, som föranleddes av en prejudicerande dom, så ska respektive ägarkommun till ett kommunalförbund ansvara för beslut om taxa. Rådande kommunallag tillåter inte att kommunal-förbund beslutar i detta område.

Ärendet

Justeringar av räddningstjänstsförbundets taxor och avgifter genomförs i första hand med Prisindex för kommunal verksamhet (PKV). Landstingsprisindex (LPI) används vid tjänster åt sjukvården. Förändringar av nivån på taxor och avgifter görs också enligt avtal med part som köper tjänster av förbundet. Vid hjälp till andra räddningstjänster tillämpas Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps schablonersättning i enligt med myndighetens författningssamling SRVFS 2004:11. Siffrorna på tjänsterna i bilagan är uppjusterade för att motsvara 2023 års kostnadsnivå, beträffande PKV med 2,6 % och LPI 4,4 procent.

66 § Information om ordförandebeslut angående förlängning av förbundschefens förordnande

Beslut av ordföranden

Ordföranden informerade om att Per Silverlidens förordnande som förbundschef har förlängts från och med den 1 januari 2023 att gälla till och med den 31 maj 2027.

67 § IInformation om arbete med nya räddningsstationer i Sundsvall, Timrå och Liden

Ärendet

Förvaltningen informerade om arbetet med nya räddningsstationer i Sundsvall, Timrå och Liden.
I Sundsvall pågår ett förberedande arbete inför projektering. Glenn Viklund vid Drakfastigheter, Sundsvalls kommun, har utsetts till huvudprojektledare. Inflyttning planeras till år 2027.

I Timrå pågår byggnationerna enligt plan. Invigning av den nya räddningsstationen planeras till fredagen den 22 september 2023.

I Liden pågår projektering. Inflyttning planeras till år 2025. Glenn Viklund är huvudprojektledare också för Liden.

68 § Information om arbete med att införa Räddningsregion MittNorrland

Ärendet

Förvaltningen informerade om att det operativa ledningssystemet Räddningsregion MittNorrland planeras starta sin verksamhet under våren 2023. Förberedelsearbetet är inne i ett intensivt skede och utbildningar för olika kompetenser vid ledningssystemet har startats upp.

Jämtlands räddningstjänstförbund har ännu inte beslutat om inrättande av ledningssystemet. Enligt information från detta räddningstjänstförbund handlar förseningen i beslutsprocessen om formaliteten att den avgående direktionen önskar att en ny direktionen, som tillträder efter årsskiftet, fattar beslutet. Och inte om några avvikande meningar gällande strukturen för ledningssystemet

69 § Information om arbete med att förbereda för översyn gällande brett samarbete mellan länets räddningstjänstorganisationer

Ärendet

Förvaltningen informerade om upplägget avseende översyn för brett samarbete mellan länets räddningstjänstorganisationer. Det planeras för 11 delprojekt. En projektledare för hela översynsarbetet kommer att utses så fort som möjligt efter årsskiftet. Därefter kommer arbetet att startas upp för att pågå under hela 2023. Delprojekten kommer att drivas med lite olika intervall så att inte alla pågår samtidigt.

70 § Information om händelser/händelseutredningar

Ärendet

Förvaltningen informerade aktuella händelser/händelseutredningar.

71 § Information om händelser/händelseutredningar

Ärendet

Förvaltningen redovisade aktuella myndighetsbeslut under perioden.

72 § Övriga frågor

  • Konferens den 6 december 2022 med Nationellt Jämställdhetsnätverk inom Räddningstjänsten

Förvaltningen informerade om att Hicham Elkahtib och Per Silverliden var talare vid konferensen som genomfördes i Uppsala. Hicham talade på temat ”Utrikesfödda – en viktig del av svensk räddningstjänst” och Per ”Räddningstjänsten Medelpad – så har vi arbetat för att nå resultat”. Konferensen hade drygt 200 deltagare.

  • Ordföranden tackar

Åke Nylén tackade för sig efter fyra år som ordförande för direktionen. Han uttryckte att arbetsuppgiften har varit intressant och utvecklande.

Publiceringsdatum:

Senast publicerad:

Typ av dokument: Direktionens protokoll

Sammanträdesdatum: 09 december 2022

Förvaringsplats av protokollet: Brandstationen Sundsvall

Datum för uppsättande: 10 mars 2023

Datum för nedtagande: 21 mars 2023