Direktionens protokoll 17 februari 2023

Närvarande

Direktionens ledamöter och ersättare som var närvarande på mötet

Direktionens ledamöter
Åsa Ulander (S), ordförande
Stefan Broman (S)
Rebecca Lampinen (S)
Sven Bredberg (M)
Mats Hellhoff (SD)
Pirjo Jonsson (S), vice ordförande
Björn Könberg (S)
Björn Hellquist (T)
Åke Nylén (S)
Linda Mattsson (VF)

Direktionens ersättare
Fredrik Thunström (S)
Anna Edin (C)
Viktoria Jansson (M), tjänstgörande
Roger Öberg (S)
Markus Sjöström (M)

Övriga deltagare
Per Silverliden, förbundschef
Mats Bergmark, biträdande förbundschef
Ellinor Fransson, räddningschef
Tora Åström, avdelningschef Förebyggande
Sarah Faxby Bjerner, HR-specialist
Helen Olofsson, kommunikatör
Catarina Andersson, administratör

Fackliga organisationer
Anders Svanebo, Ledarna
Lars Forsgren, Kommunal
Oskar Lind, Akademikeralliansen

Justering och sekreterare
Att jämte ordförande Åsa Ulander justera dagens protokoll valdes Stefan Broman. Sekreterare är Catarina Andersson.

1 § Sammanträdets öppnande, dagordningens fastställande och val av justeringsperson

Ordföranden öppnade mötet.

Dagordningen fastställdes.

Till justeringsperson valdes Stefan Broman.

2 § Föregående protokoll

Det fanns inga synpunkter på föregående protokoll. Protokollet lades till handlingarna.

3 § Beslut om årsredovisning för 2022

Direktionen beslutar

att godkänna årsredovisning 2022.

Bakgrund

Medelpads Räddningstjänstförbund (MRF) ska för varje år ta fram en årsredovisning. Detta framgår av 13 § förbundsordningen. Eftersom MRF, enligt kommunalförbundslagen (1985:894), är att anse som en egen kommun gäller de kommunala redovisningsreglerna fullt ut. Det upprättas två tertialredovisningar med tertialbokslut och en årsredovisning med årsbokslut. Det är direktionen som beslutar om tertialredovisningar och årsredovisning.

Ärendet

Det är årsredovisning 2022 som ska godkännas. Dokumentet följer till sitt innehåll den struktur som anges i Rådet för kommunal redovisnings publikation Rekommendation R15 Förvaltningsberättelse oktober 2019.

Ärendets tidigare handläggning

Delårsrapport 1 2022 godkändes av direktionen den 3 juni 2022.

Delårsrapport 2 2022 godkändes av direktionen den 30 september 2022.

Förvaltningens övervägande

Förvaltningen har tagit fram ett förslag till årsredovisning 2022. Bedömningar har gjorts avseende måluppfyllnad inom verksamhet och ekonomi. En förvaltningsberättelse har tagits fram. Resultat- och balansräkning redovisas.
Årets resultat var -1 470 000 kronor, vilket betyder att MRF inte når upp till målet angående god ekonomisk hushållning. Måluppfyllelsen generellt när det gäller verksamhetsmålen bedöms som god.

Förslag till uppföljning

Årsredovisning 2022 följs upp i ägarrådet och i ägarkommunernas koncernredovisningar.

Arbetsutskottet

Arbetsutskottet har ställt sig bakom förvaltningens förslag.

4 § Beslut om verksamhetsplaner kopplade till MRP 2023 för 2023 och handlingsprogram 2020-2023

Direktionen beslutar

att godkänna arbetsmiljöplan 2020–2023 reviderad 2023, ekonomiförsörjningsplan 2023, internkontrollplan 2023, likabehandlingsplan 2022–2024 reviderad 2023, miljöplan 2023 och tillsynsplan 2023.

Bakgrund

MRF har i sin mål- och resursplan (MRP) för 2022 angivet att det är direktionen som ska besluta om verksamhetsplanerna arbetsmiljöplan, ekonomiförsörjningsplan, internkontrollplan, likabehandlingsplan och miljöplan. Till handlingsprogrammet är en tillsynsplan kopplad och som också ska beslutas av direktionen.

Angivna verksamhetsplaner kan gälla för ett kalenderår eller vara fleråriga. Gäller det senare och en sådan plan är inne på sitt andra år eller är längre fram under sin giltighetstid, ska en sådan plan ändå tas upp för beslut de övriga åren för att vid behov revideras och uppdateras.

Ärendet

Det är de sex ovan angivna verksamhetsplanerna som ska godkännas. Arbetsmiljöplan är inne på sitt fjärde och sista år och ska fastställas på nytt efter revidering. Ekonomiförsörjningsplan gäller för 2023. Detsamma gäller internkontrollplan. Likabehandlingsplan är treårig och 2023 är det andra året. Miljöplan gäller för 2023. Detsamma gäller tillsynsplan.

Ärendets tidigare handläggning

Arbetsmiljöplan, internkontrollplan, likabehandlingsplan, miljöplan och tillsynsplan har fram till och med år 2020 varit bilagor till MRP. Under 2021 beslutades dessa verksamhetsplaner av förvaltningen med undantag av tillsynsplan, vilken ingick i samma beslutsärende som MRP 2021.

Direktionen beslutade om internkontrollpunkter för 2021. År 2022 beslutade direktionen om dessa verksamhetsplaner inklusive ekonomiförsörjningsplan som är ny från och med detta år.

Förvaltningens övervägande

Arbetsmiljöplan har behandlats av arbetsmiljögruppen och likabehandlingsplan av likabehandlingsgruppen. Ekonomiförsörjningsplan, internkontrollplan, miljöplan och tillsynsplan har tagits fram av de delar av förvaltningen som ansvarar för respektive område.

Förvaltningens bedömning är att innehållet i planerna är väl avvägt kopplat till de mål som anges i MRP 2023 och handlingsprogram 2022–2023 som berör respektive områden.

Förslag till uppföljning

Resultatet av arbetet, kopplat till innehållet i verksamhetsplanerna, följs upp i samband med delårsrapporterna 1 och 2 2023 samt vid årsredovisning 2023.

Arbetsutskottet

Arbetsutskottet har ställt sig bakom förvaltningens förslag.

5 § Beslut om ändring av direktionens sammanträdesplan för 2023

Direktionen beslutar

att godkänna revidering av sammanträdesplan för 2023.

Ärendet

Ärendet avser revidering av sammanträdesplan för 2023. Genom revisionens granskningar senare år gällande delårsrapporter efter tertial 2, har vikten allt mer tydliggjorts att dessa delårsrapporter i stort sett ska vara lika genomarbetade som en årsredovisning.

För att säkerställa att det finns tillräckligt med tid för förvaltningen att bereda delårsrapport efter tertial 2, inkluderande föredragningar för politiken, behövs ytterligare en vecka innan arbetsutskottets och direktionens sammanträden genomförs i slutet av september eller början av oktober.

Ärendets tidigare handläggning

Direktionen har den 9 december 2022 godkänt sammanträdesplan för 2023.

Förvaltningens övervägande

Förslaget är att sammanträdesplan 2023 revideras så att arbetsutskottets och direktionens sammanträden skjuts fram i tiden med en vecka. Det är för styrningen och uppföljningen av räddningstjänstförbundets verksamhet och ekonomi rimligt att delårsrapporten efter tertial 2 har förutsättningar att kunna bli tillräckligt väl genomarbetad.

När det gäller aktuellt sammanträde i arbetsutskottet föreslås att detta genomförs på torsdagen den 21 september 2023 istället för fredagen eftersom Timrå nya räddningsstation invigs fredagen den 22 september.

Förslag till uppföljning

Uppföljning av detta beslut görs löpande om behov skulle uppkomma av ytterligare revidering av sammanträdesplanen.

Arbetsutskottet

Arbetsutskottet har ställt sig bakom förvaltningens förslag.

6 § Val av två ledamöter till arbetsutskottet 2023-2026

Direktionen beslutar

att för perioden 2023–2026, att förutom redan av ägarkommunerna utsedda ordförande och vice ordförande, välja följande ledamöter till arbetsutskottet.

  • Åsa Ulander (S), Sundsvall, ordförande
  • Pirjo Jonsson (S), Timrå, vice ordförande
  • Åke Nylén (S), Ånge
  • Jan-Erik Iversen (M), Sundsvall.

att för samma period välja ersättare till ledamöterna i nämnd ordning

  • Stefan Broman (S), Sundsvall
  • Björn Könberg (S), Timrå
  • Linda Mattsson (VF), Ånge
  • Sven Bredberg (M), Sundsvall.

Bakgrund

Direktionen väljer ledamöter och ersättare i arbetsutskottet. Strukturen för utskottet framgår av 20 § i reglemente för direktionen vid Medelpads räddningstjänstförbund.

Arbetsutskottet består av fyra ledamöter, varav en är ordförande och en är vice ordförande. Timrå och Ånge kommuner representeras av vardera en ledamot. Sundsvalls kommun representeras av två ledamöter, varav en ska företräda den politiska oppositionen i kommunen. Ersättare utses för varje ledamot och ska komma från samma kommun som ledamoten.

Ärendet

Det är fråga om val av ledamöter och ersättare i arbetsutskottet för perioden 2023-2026.

Övervägande

Ordförande respektive vice ordförande är redan utsedda av de kommuner som är aktuella för respektive uppdrag i enlighet med 7 § förbundsordningen. För Ånge kommuns del finns en ledamot av direktionen tillhörande majoriteten och det är Åke Nylén. Därför är det naturligt att föreslå val av honom som ledamot i arbetsutskottet. När det gäller oppositionens ledamot i arbetsutskottet för Sundsvalls kommun, har oppositionens företrädare i ägarrådet Alicja Kapica framfört sin önskan om att Jan-Erik Iversson väljs som ledamot i arbetsutskottet.

Det föreslås att ersättare i arbetsutskottet väljs från samma parti som motsvarande ledamot i utskottet med den ledamot av direktionen som står närmast under på listan. För Ånges del, som endast har två ledamöter i direktionen, en för majoriteten och en för oppositionen, är inte detta möjligt. Det föreslås därför att den andre ledamoten (förutom Åke Nylén) väljs som ersättare i arbetsutskottet.

7 § Beslut om godkännande av förbundschefens självdeklaration beträffande internkontroll

Direktionen beslutar

att godkänna att förvaltningen får översända förbundschefens självdeklaration för internkontroll 2022 till ägarkommunerna.

Bakgrund

Medelpads Räddningstjänstförbund (MRF) följer i tillämpliga delar de styrprinciper som fastställts av Sundsvalls kommun när det gäller internkontroll och därmed det av kommunfullmäktige i Sundsvall fastställda internkontrollreglementet. Varje nämnd, i MRF:s fall direktionen, ska för uppföljningen godkänna en årlig redovisning av den interna kontrollen. Redovisningen ska därefter översändas till ägarkommunerna för att vara tillgänglig i kommunkoncernernas uppföljningsarbete.

Ärendet

Det är förbundschefens självdeklaration för internkontroll 2022 som ska godkännas för översändande till ägarkommunerna. Övriga delar av redovisningen av internkontroll 2022 kommer senare att redovisas för direktionen.

Ärendets tidigare handläggning

Årsredovisning av internkontroll 2021 godkändes av direktionen den 18 februari 2022.

Förvaltningens övervägande

Förbundschefen har tagit fram en självdeklaration för internkontroll 2022 angående bedömningen hur det står till med den förvaltningsmässiga styrningen och uppföljningen av organisationen. Självdeklarationen har föredragits för arbetsutskottet och förbättringsområden har särskilt uppmärksammats vid föredragningen.

Förslag till uppföljning

Självdeklaration för internkontroll 2022 följs upp genom en åtgärdsplan som upprättas för att hantera förbättringsbehov som framkommer efter internkontrollen och också genom ägarkommunernas koncernredovisningar.

Arbetsutskottet

Arbetsutskottet har ställt sig bakom förvaltningens förslag.

8 § Information om arbetsmiljöfrågor

Ärendet

Förvaltningen informerade om aktuella arbetsmiljöfrågor enligt följande punkter:

  • hantering av svar efter enkät avseende organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA)
  • översyn av riktlinje för introduktion av nya medarbetare
  • årlig uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM)
  • genomförd nätverksträff för kvinnor inom räddningstjänsten i länet
  • slutfört arbete i anledning av lönerevision 2022 enligt RIB22 för räddningstjänstpersonal i beredskap
  • pågående arbete för att söka samarbete med Sundsvalls kommun angående funktion för anmälan av visselblåsning
  • översyn av arbetsmiljöuppgiftsfördelning
  • genomförd utbildning i grundläggande arbetsrätt för chefer och deltagare i chefsutvecklingsnätverket ”växthuset”
  • förändringar i pensionsavtalet särskild avtalspension inom räddningstjänsten (SAP-R)
  • kommande utbildning i akut omhändertagande av självmordsnära person (AOSP)
  • skärpt tolkning av EU:s arbetstidsdirektiv gällande dygnsvila
  • pågående arbete med ”lathund” för skyddsronder
  • pågående arbete med årshjul för arbetsmiljöarbetet.

9 § Information om arbete med nya räddningsstationer i Sundsvall, Timrå och Liden

Ärendet

Förvaltningen informerade om arbetet med nya räddningsstationer i Sundsvall, Timrå och Liden.

För Sundsvalls del finns en ny lokalisering framtagen till skogsområdet mellan Hulivägen och Igeltjärnsvägen. Det var denna lokalisering som gällde när kommunen fattade inriktningsbeslut och avsatte projekteringsmedel.

Ny räddningsstation i Timrå invigs den 22 september 2023 med öppet hus dagen efter.

När det gäller Liden pågår projektering och investeringsbeslut planeras fattas av kommunen före sommarsemestern 2023.

10 § Anmälan av myndighetsbeslut

Ärendet

Förvaltningen informerade om de myndighetsbeslut som har fattats under perioden 2022-12-08 – 2023-01-26.

11 § Övriga frågor

  • Information om sammansättning av referensgrupp brett samarbete

Ordföranden informerade om hennes beslut att i referensgruppen för översyn av brett samarbete mellan räddningstjänstorganisationerna i länet – förutom henne själv – ska ingå Pirjo Jonsson och Jan-Erik Iversen. Enligt direktivet för översynen ska respektive direktion (för Avdelningen för räddningstjänst och KAC i Örnsköldsvik blir det kommunstyrelsen) representeras av tre ledamöter i referensgruppen.

  • Information om betänkandet Ett stärkt skydd för civilbefolkningen vid höjd beredskap – SOU 2022:57

Förvaltningen informerade översiktligt om den så kallade befolkningsskyddsutredningens betänkande. Utredningen berör räddningstjänsten i hög grad eftersom den bland annat föreslår inrättande av en statlig beredskapsorganisation för räddningstjänst.

  • Information om ändrade rutiner för direktionens ledamöter och ersättare

I fortsättningen kommer lunch inte att ingå vid sammanträden med arbetsutskottet eller direktionen. Mötestider vid heldagssammanträden kommer att förläggas på sätt att tid avsätts så att deltagarna har möjlighet att äta lunch där sådan erbjuds. Detta innebär också att direktionens jullunch inte i fortsättningen kommer att arrangeras, utan avtackningar av personal som går i pension helt och hållet ska vara förvaltningens ansvar.

Vid direktionssammanträdet i månadsskiftet maj till juni kommer en grillad matbit även fortsättningsvis serveras på MRF Skyddscenter Fillan som en del av en aktivitet att direktionen ska träffa personal vid MRF för utbyte gällande arbetsuppgifter och arbrtddförhållanden.

Direktionen kommer fortsättningsvis inte att få julklapp av MRF.

Dessa ställningstaganden är delar av att ekonomistyrningen gällande MRF:s samtliga verksamhetsområden ska genomföras så att kostnader så långt det är rimligt hålls nere.

Publiceringsdatum:

Senast publicerad:

Typ av dokument: Direktionens protokoll

Sammanträdesdatum: 17 februari 2023

Förvaringsplats av protokollet: Brandstationen Sundsvall

Datum för uppsättande: 12 april 2023

Datum för nedtagande: 23 april 2023